DO JAKIEGO URZEDU Z JAKĄ SPRAWĄ?
By urząd nie odrzucił naszej sprawy ze względów formalnych, musimy wiedzieć, co załatwiamy u wójta, burmistrza, a co u prezydenta czy marszałka lub wojewody oraz podległych im służb.
■ W gminie załatwiamy m.in. sprawy meldunkowe, rejestrację urodzin, ślubów, zgonów, wpis do ewidencji działalności gospodarczej i różnego rodzaju zasiłki (np. szkolny).
■ W powiecie odbywa się rejestracja pojazdów, wydawanie i zatrzymywanie praw jazdy, szkolenia i egzaminowanie kierowców, a także wydawanie decyzji w sprawie gospodarowania nieruchomościami skarbu państwa, np. przekształcanie użytkowania wieczystego w prawo własności oraz decyzji dla inwestorów o pozwolenie na budowę.
■ Do wojewody udajemy się m.in. z wnioskiem o paszport albo po odszkodowanie za zniszczenia wyrządzone przez zwierzynę leśną.
Nim wybierzemy się do urzędu osobiście, lepiej upewnić się telefonicznie lub za pośrednictwem internetu, czy jest kompetentny do załatwienia naszej sprawy. Warto też sprawdzić, jakie dokumenty powinniśmy mieć ze sobą oraz jakie wnioski musimy złożyć. Niektóre można wydrukować ze strony internetowej i wcześniej wypełnić w domu, co pozwoli nam uniknąć pomyłek i skróci czas pobytu w urzędzie. Serwis Biuletynu Informacji Publicznej (www.bip.gov.pl) umożliwia wejście na strony instytucji państwowych i samorządowych – tam można znaleźć komplet potrzebnych informacji oraz niezbędne druki.
NAPISZ DO URZEDU
Jeśli zwrócisz się do niego na piśmie i przedstawisz swój problem:
■ będziesz mieć dowód, że podjęłaś kroki w swojej sprawie i łatwiej będzie ci domagać się odpowiedzi. Swój list możesz złożyć bezpośrednio w urzędzie – na tzw. dziennik podawczy, wysłać jako polecony albo faksem. Jeśli składasz go osobiście – nie zapomnij wcześniej zrobić kopii i poprosić o pokwitowanie odbioru. Gdy listem poleconym – przechowuj dowód nadania.
Co powinno znaleźć się w liście?
■ Data i miejsce jego sporządzenia, twoje dane (imię, nazwisko, adres), nazwa i adres instytucji, do której się zwracasz oraz wyjaśnienie, czego korespondencja dotyczy i na koniec podpis. Możemy dołączyć kopie dokumentów istotnych dla sprawy.
Jak długo trzeba czekać na odpowiedź?
Urzędy są zobowiązane załatwiać sprawy najszybciej jak to możliwe. Gdy sprawa wymaga dodatkowych wyjaśnień, powinna być rozpatrzona przed upływem 1 miesiąca. Do 2 miesięcy wydłuża się termin załatwienia spraw szczególnie skomplikowanych. Brak odpowiedzi nie oznacza, że urząd rozpatrzył naszą sprawę pozytywnie. Zawsze, zwłaszcza kiedy występujemy o zgodę albo o pozwolenie, powinniśmy otrzymać decyzję na piśmie. Jeśli odwołujemy się od decyzji niższej instancji (np. Powiatowego Urzędu Pracy) do wyższej (wojewódzkiego) – powinniśmy otrzymać odpowiedź w ciągu miesiąca. Gdy urząd nie odpowiada w ustawowym terminie, możemy napisać zażalenie do instytucji o szczebel wyżej. Ta powinna nakazać podległej jednostce, by załatwiła sprawę. Jeśli i to nie pomaga, pozostaje nam prawo złożenia skargi na bezczynność administracji do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA).
Każda odpowiedź urzędu musi podawać podstawę prawną oraz informację o prawie (lub jego braku) do odwołania się.
■ Postanowienie odnosi się tylko do wybranych kwestii, np. terminu załatwienia sprawy.
■ Decyzja rozstrzyga sprawę i kończy jej załatwianie w danej instancji. Jeśli nie zgadzamy się z postanowieniem, możemy złożyć zażalenie, jeśli z decyzją – odwołanie. I pamiętajmy: zawsze w ciągu 14 dni od daty otrzymania odpowiedzi z urzędu.
