Sterty papierów, szuflady pełne rachunków, wyciągów – kto z nas nie ma z tym problemu? Na początku roku nabieramy ochoty, by zaprowadzić porządek. Uzbrojone w segregator i kosz na śmieci zabieramy się do dzieła. Ale szybko tracimy zapał, gdy okazuje się, że nie wiadomo, co tak naprawdę można wyrzucić z czystym sumieniem i czy stare rachunki za telefon nie okażą się potrzebne. Przy okazji porządków nasuwa się mnóstwo pytań o to, które dokumenty przechowywać, a które niszczyć.

CZY POWINNO SIĘ ROBIĆ KOPIE DOKUMENTÓW?

Zaleca się robienie kopii najważniejszych dokumentów (polisa, dowód osobisty, paszport) przed wyjazdem za granicę. Dzięki temu można uniknąć problemów związanych z ich odtworzeniem np. w razie kradzieży. Także na co dzień warto mieć kopie najważniejszych papierów: aktów notarialnych, świadectw, i przechowywać je w bezpiecznym miejscu lub powierzyć komuś zaufanemu. Dzięki temu będziesz zawsze dokładnie wiedziała, jakie dane zawierają oryginały, a to w razie ich zaginięcia ułatwi odtworzenie. Trzeba jednak pamiętać, by nie tworzyć zbyt wielu kopii, tak by ograniczyć niebezpieczeństwo, że wpadną w niepowołane ręce. Dobrą alternatywą dla kopii papierowych jest skanowanie dokumentów i przechowywanie ich w formie elektronicznej.

CZY TRZYMAĆ WSZYSTKIE PARAGONY?

Przechowywanie paragonów może być uciążliwe, jednak w przypadku reklamacji oraz przyjęcia do naprawy gwarancyjnej są one bardzo potrzebne – sprzedawcy zazwyczaj żądają dowodu zakupu. Potrzebne, ale nie niezbędne. Paragon jest dowodem zakupu, lecz warto wiedzieć, że nie jedynym możliwym. Może go zastąpić np. wyciąg z konta lub potwierdzenie transakcji kartą płatniczą. Zgłaszając reklamację, konsument ma obowiązek udowodnić, że w danym dniu kupił określony towar i zapłacił za niego określoną cenę. Taką funkcję z powodzeniem może spełnić potwierdzenie płatności kartą, a niekiedy nawet oświadczenie osób, które były obecne przy transakcji (świadków). Do reklamacji mamy prawo w ciągu dwóch lat od daty wydania towaru, dlatego dokumenty związane z zakupem warto przechowywać co najmniej przez 24 miesiące, nawet jeżeli uprawnienia z tytułu gwarancji są ważne krócej.

CO JEST NIEZBĘDNE, ŻEBY DOSTAĆ ODSZKODOWANIE?

Karty gwarancyjne, paragony czy faktury (szczególnie w razie bardziej wartościowych sprzętów domowych czy ubrań) warto przechowywać nie tylko ze względu na reklamacje czy naprawy gwarancyjne. Przydadzą się także w przypadku odszkodowania np. z powodu kradzieży. Na ich podstawie można będzie udowodnić ubezpieczycielowi wysokość poniesionych strat. Suma ubezpieczenia zawarta w umowie z ubezpieczycielem nie jest równa odszkodowaniu. Jego wysokość zależy bezpośrednio od wartości poniesionych strat, a te trzeba udokumentować: najlepiej właśnie przedstawiając dowody zakupu. Do uzyskania odszkodowania potrzebny będzie także oryginał umowy ubezpieczeniowej i potwierdzenie opłacenia składek.

KTÓRE PAPIERY SĄ WAŻNE PRZY SPŁACIE KREDYTU?

Dokumenty kredytowe, zwłaszcza potwierdzenia spłaty rat, należy przechowywać do chwili, aż bank wystawi zaświadczenie, że kredyt został spłacony (jeśli nie kwapi się z wysłaniem pisma, trzeba się o nie upomnieć). Zaświadczenie to należy przechowywać co najmniej przez 10 lat, ponieważ dopiero po dekadzie bank nie będzie miał prawa żądać od kredytobiorcy żadnych wyjaśnień czy dopłat. Jeśli zaciągnęłaś kredyt hipoteczny, zbieraj też wszystkie dokumenty dotyczące nieruchomości, która jest jego zabezpieczeniem, np. pozwolenie na przeprowadzenie generalnego remontu, a także faktury czy umowy z wykonawcą. Przydadzą się, by udowodnić poniesione nakłady i wzrost wartości nieruchomości. Trzeba pamiętać, że póki kredyt jest niespłacony, dom czy mieszkanie są poniekąd własnością banku.

JAKIE DOWODY ZACHOWAĆ, ABY NIE PŁACIĆ DWA RAZY?

Należy oczywiście zachowywać dowody zapłaty: za gaz, wodę, prąd, telewizję kablową i inne tego rodzaju tzw. świadczenia okresowe, w razie gdyby usługodawca odkrył na koncie klienta zadłużenie, którego w rzeczywistości nie ma. Warto wiedzieć, że roszczenia o zapłatę w takich wypadkach ulegają przedawnieniu po 3 latach. Dlatego rachunki, faktury i wszelkie inne dowody zapłaty trzeba przechowywać przez 36 miesięcy. Jeśli w tym czasie wystawca faktury dopatrzy się niezgodności, może żądać wyjaśnień lub zapłaty. A wtedy niezbędne będą dowody, że z niczym nie zalegasz. Nie muszą być to faktury opłacone w kasie czy przekazy pocztowe. Jeśli płatności realizowane były przelewem z konta internetowego, wystarczy wydrukować potwierdzenie. Wystarczającym dokumentem jest również miesięczny wyciąg z konta. O tę dokumentację trzeba jednak zadbać od razu, bo banki często pobierają słone opłaty za udostępnienie archiwalnych informacji, np. potwierdzeń przelewów.

ARCHIWUM DOMOWEJ FIRMY – GDZIE JE PRZECHOWYWAĆ?

Zgodnie z przepisami dokumentację firmową należy przechowywać w siedzibie firmy, w oryginalnej postaci i w porządku, który jest zgodny ze sposobem prowadzenia ksiąg. Wyjątek to sytuacja, gdy księgowość przedsiębiorstwa prowadzi biuro rachunkowe. Wówczas to tam przechowywane są wszystkie dokumenty, tam też przeprowadzana ich kontrola. Z punktu widzenia osoby, która prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą to wygodne rozwiązanie. Między innymi dlatego, że urzędnik musi poinformować o planowanej kontroli, dając czas na uporządkowanie dokumentacji.

JAKIE DOKUMENTY SĄ NIEZBĘDNE DO EMERYTURY?

Kapitał początkowy oraz wartość składek, które odprowadzane są przez pracodawców na nasze konta emerytalne, trzeba udokumentować, aby Zakład Ubezpieczeń Społecznych mógł wyliczyć kwotę należnej emerytury. Dokumenty do tego niezbędne powinien mieć w swoim posiadaniu ZUS, ale… bywa z tym różnie. Zdarza się, że gdzieś zaginą albo pracodawca nie wywiąże się z obowiązku przekazania dokumentacji do ZUS-u. Dlatego koniecznie trzeba gromadzić to, co pozwoli ustalić przepracowany czas i uzyskiwane dochody, czyli: umowy, świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające tzw. okresy składkowe i nieskładkowe, druki RMUA potwierdzające ubezpieczenie. Wszystkie te dokumenty teoretycznie można odtworzyć: pracodawcy obowiązani są przechowywać akta personalne nawet 50 lat. Ale problemy mogą się pojawić, gdy zakład pracy np. zostanie zlikwidowany (w takiej sytuacji można awaryjnie zgłosić się do Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej z siedzibą w Milanówku, www.milanowek.ap.gov.pl, które gromadzi dokumentację upadłych lub zlikwidowanych firm). Każdy ubezpieczony raz w roku otrzymuje także rozliczenie składek, które wpłynęły na jego konto w ramach tzw. II filaru. Je także warto włączyć do emerytalnego archiwum.

CZEGO NIE WYRZUCAĆ, BY NIE NARAZIĆ SIĘ FISKUSOWI?

Bez względu na to, czy podatnik jest firmą, czy osobą prywatną, ma obowiązek przechowywać dokumenty, na podstawie których dokonał odliczeń od podatku. Okres przechowywania wynosi 5 pełnych lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie. To znaczy, że np. fakturę za usługi internetowe, na podstawie której skorzystałaś z ulgi w 2012 roku, musisz trzymać aż do końca roku 2017. W tym czasie fiskus może cię skontrolować. Jeśli się okaże, że dokumentów nie masz, niewykluczone, że zapłacisz karę . Natomiast na pewno będziesz musiała zwrócić kwoty, które odliczyłaś od podatku, powiększone o odsetki ustawowe. Teoretycznie można postarać się o duplikat dokumentu u jego wystawcy. Jednak nie zawsze będzie możliwe jego uzyskanie (może np. się okazać, że przedsiębiorca splajtował).

JAK SKUTECZNIE NISZCZYĆ STARE DOKUMENTY?

Wyciągi bankowe z numerem konta, informacje dotyczące zaciągniętych kredytów, korespondencję z firmami telekomunikacyjnymi, wszystkie pisma urzędowe oraz koperty, na których są dane osobowe – takie niepotrzebne dokumenty zwyczajnie wyrzucone do kosza mogą być wykorzystane przez złodzieja. Należy więc je zniszczyć, nie wystarczy podrzeć, bo złodziej potrafi je odtworzyć nawet z małych kawałków. Dokumenty takie są dla niego kopalnią wiedzy, zwłaszcza jeśli zawierają dane osobowe i informacje umożliwiające ustalenie m.in. miejsca pracy, kwoty zarobków. Przestępca na tej podstawie bez większego problemu otworzy konto, a w następnej kolejności otrzyma kredyt, który obciąży jego ofiarę. Złodzieje w ten sposób często zaciągają też w imieniu swoich ofiar inne zobowiązania: kupują na raty, uzyskują karty kredytowe, podpisują umowy kupna-sprzedaży. Do większości tego rodzaju kradzieży tożsamości dochodzi w przypadku dokumentów w formie papierowej. Dlatego najbardziej bezpiecznym rozwiązaniem jest zastosowanie niszczarki do dokumentów, która tnie papier w konfetti lub bardzo wąskie paseczki, niemożliwe do złożenia w całość. Niezawodną domową metodą niszczenia dokumentów jest ich spalenie.

JAKIE DANE I INFORMACJE TRZYMAĆ POD KLUCZEM?  

Polisy ubezpieczeniowe, testamenty oraz inne dokumenty prawne, takie jak akty zakupu nieruchomości, warto trzymać w szczególnie bezpiecznym miejscu. Najlepszym rozwiązaniem jest skrytka bankowa. Usługę wynajęcia takich skrytek oferują oddziały kilku największych polskich banków, zlokalizowane w dużych miastach. Dostęp do sejfu ma wyłącznie jej najemca lub osoba przez niego upoważniona. Zamki otwierane i zamykane są dwoma różnymi kluczami – jeden z nich przetrzymywany jest w banku (to tzw. domykacz), drugi dostaje właściciel depozytu. To gwarantuje niemal stuprocentowe bezpieczeństwo. Koszty wynajmu zależą od deklarowanego okresu przechowywania (im dłużej, tym taniej) oraz od wielkości skrytki – większe są droższe. Za taką na dokumenty trzeba zapłacić średnio złotówkę dziennie (płaci się zazwyczaj za miesiąc z góry).

CO ZROBIĆ, JEŚLI WAŻNE DOKUMENTY ZGINĄ?  

Utratę dokumentu tożsamości należy zgłosić koniecznie w dowolnym oddziale banku, aby uniemożliwić oszustom posługiwanie się nim. Swoje dane można nie się nim. też zastrzec samodzielnie, za pośrednictwem serwisu: www. zagubione-dokumenty.pl. Jest to system wymiany informacji o utraconych dokumentach w całej Polsce, mający zapobiec przestępstwom finansowym, w których zostały wykorzystane cudze dokumenty. Jak najszybciej trzeba też udać się do urzędu, który dokument wystawił, i złożyć wniosek o duplikat. W razie podejrzenia, że ktoś niepowołany wszedł w posiadanie twoich danych na podstawie np. starych wyciągów czy wyrzuconych do kosza pism urzędowych, poinformuj swój bank i pilnie obserwuj wszystkie transakcje realizowane na twoim koncie.